Със сигурност си чувал за Bitrix24, онлайн платформа, която е достъпна и като приложение за компютри и мобилни устройства, която ти позволява да управляваш и оптимизираш работата на твоята компания от разстояние като предоставя ценна помощ на тези, които искат да подобрят ефективността на работата на служителите и да ускорят растежа на бизнеса си. Това е възможно благодарение на редица приложения за анализ, управление и оптимизиране на работата, някои от които позволяват автоматизиране на рутинните дейности.
Една от най-добрите страни на Bitrix24 е честотата, с която се внедряват нови инструменти и наличните се актуализират с нови функции. Това позволява не само да бъдем в крак с времето, но и най-вече да разчитаме на постоянно развиващ се инструмент, който позволява на тези, които решат да го използват, да увеличат още повече производителността си и всичко това безплатно.
Ако успях да привлека вниманието ти и искаш да научиш как да ускорииш експоненциалния растеж на бизнеса си с Bitrix24, всичко, което трябва да направиш, е да отделиш няколко минути от свободното си време и да прочетеш следващите редове, за да ти представя основните инструменти, налични в Bitrix24, като се съсредоточа основно върху тези, които са били добавени наскоро. Да се захващаме за работа!
Подобряване на работната ефективност с Bitrix24
Bitrix24 може да подобри ефективността на работата, тъй като предоставя набор от инструменти, които позволяват да се управлява и оптимизира работата във фирмата от разстояние, някои от които предлагат ценна помощ при управлението на рутинните дейности, като позволяват да се намали работното натоварване на служителите и в същото време да се повиши тяхната производителност.
Сред различните налични инструменти трябва със сигурност да се спомене CRM ( Customer Relationship Management - Управление на отношенията с клиентите) на Bitrix24, който разполага с инструменти за генериране, придобиване и квалифициране на lead, за създаване на оферти и фактури, за автоматизиране на продажбите и подобряване на комуникацията с клиентите.
Tasks and Projects
Tasks and Projects (Задачи и проекти) - това е още един много интересен инструмент, който ти позволява да създаваш и управляваш работни групи, да задаваш роли и задачи на служителите, да управляваш крайните срокове и много други неща. Това е полезен инструмент не само за управление и оптимизиране на организацията на работата, но и за опростяване на управлението й от страна на служителите.
HR management
Също така е налице система за HR management (управление на човешките ресурси), която ти позволява да създадеш структурата на твоята фирма, като добавиш отдели и свържеш с тях различните служители, и да имаш пълно управление на човешките ресурси чрез инструменти, които ти позволяват да управляваш и проследяваш работното време на служителите, да планираш работните смени и да автоматизираш процесите, като например искане на почивка или отчитане на разходите.
В тази връзка CoPilot е ценна помощ за служителите: той е истински асистент за писане, базиран на изкуствен интелект, който, освен че отговаря на всички въпроси, зададени чрез специален чат, е в състояние да изпълнява някои повтарящи се и слабо стимулиращи за служителя дейности, като му позволява да се посвети на по-важни и възнаграждаващи работни дейности.
Тези, които решат да използват Bitrix24, могат да разчитат и на редица други инструменти, които позволяват да се опрости комуникацията и сътрудничеството в рамките на една компания. В допълнение към чат системата за изпращане на съобщения и организиране на видеоконференции, чрез достъп до секцията Calendar (Календар) е възможно да се организират събития, да се планират срещи, да се определят срещи, като се вземат предвид ангажиментите на колегите.
Също така са налични инструменти за създаване и споделяне на документи (Online documents) и за настройване на електронната поща (Webmail), така че да можеш да изпращаш, получаваш и четеш нови имейли директно от Bitrix24.
Трябва да се подчертае, че Bitrix24 е в непрекъсната еволюция и постоянно се обогатява с нови инструменти и функции. Последната актуализация, създадена през май 2024 г. и е наречена Bitrix24 Supernova, всъщност въведе интересни нови инструменти и подобри известните преди това функции.
Например, Bitrix24 CRM сега разполага с нови функции. В допълнение към официалната интеграция с WhatsApp и въвеждането на ролята на Observer/Наблюдател, който може да вижда CRM формулярите, както и да чете и изпраща чат съобщения от този CRM. Налична е също така и Universal activity/Универсална дейност за организиране и планиране на работата на търговския екип.
По-конкретно, универсалните дейности, които могат да бъдат създадени във визуализациите Kanban, Дейности, Списък и в CRM таблицата са особено полезни за планиране на всякакви дейности, свързани с клиента: в таблицата Дейност можеш да избереш клиента от CRM елемента и да посочиш мястото на срещата с клиента, да посочиш дали има повече клиенти в една сделка, да добавиш колеги, да резервираш заседателна зала, да организираш дейностите по цвят, да добавиш срещата в календара и много други.
Освен новите функции, са въведени допълнителни инструменти и актуализации, които заслужават специално проучване.
Bitrix24 Supernova: новите функции
Bitrix24 Supernova въведе интересни нови функции и подобри някои от инструментите, които вече са на разположение. Пример за това е CoPilot, помощникът за писане на Bitrix24 на базата на изкуствен интелект, който сега е в състояние да разбира исканията по-добре и, следователно, да предоставя по-точни резултати.
Flows
Flows са нова опция, която се предлага в Bitrix24 в секцията Tasks and Projects/Задачи и проекти. Този инструмент позволява да се организират и управляват задачите, които идват от различни отдели на фирмата, и да се разпределят автоматично между отговорните лица. Освен това е особено полезно и за наблюдение на работната натовареност на служителите, скоростта на изпълнение на задачите и лесното идентифициране на проблемни области.
За да създадеш нов поток, просто избери раздела Flows/Потоци в секцията Tasks and Projects/Задачи и проекти и щракни върху бутона New Flow/Нов поток. Възможно е също така да се използваш готови модели (напр. Юридически отдел, ИТ отдел, Обучение на служителите и др.), като избереш този, който те интересува.
И в двата случая трябва само да въведеш или промениш Name/Името и Description/Описанието на потока, да избереш employees/служителите, които ще могат да виждат новия поток и да определят задачите в него, и да посочиш Planned completion time/Планиранато време за завършване, в което служителите трябва да завършат задачите си.
След това имаш възможност да избереш как да разпределиш задачите между служителите (Use queue/Автоматично или Assign manually/Ръчно), да конфигурираш някои допълнителни опции за задачите и да свържеш един или повече проекти. След като зададеш кой да контролира потока и да настроиш уведомленията, щракни върху бутона Create flow/Запази поток, за да създадеш новия поток.
Всички създадени потоци са изброени на екрана потоци, от който можеш също да направиш промени или да изтриеш конкретен поток. Освен това, отговорните служители, които разпределят задачите за поток между изпълнителите, имат възможност да зададат задачи на конкретен служител ръчно, като натиснат върху Tasks/Задачи и действат в секцията Assignee/Отговорни.
За всеки поток, който създаваш, можеш да видиш някои основни данни: очакваното време за завършване на задачите, свързания проект, броя на отговорните лица, задачите във всяка фаза на потока и ефективността, която се изчислява въз основа на процента на задачите, завършени в рамките на определеното време.
Чрез приложението на Bitrix24 за смартфони и таблети можеш да видиш и управляваш наличните потоци, като влезеш в секцията Tasks/Задачи и избереш раздела Flows/Потоци. Не е възможно да се създаде нов поток.
CoPilot Pro
CoPilot е асистент за писане, базиран на изкуствен интелект, способен да пише и редактира текстове, да обработва отговори и да извършва други действия. По-специално, ти позволява автоматична транскрипция и обработка на обажданията на клиентите, създаване на нови задачи и контролни списъци, генериране на съдържание и коментари в секцията Feed и отговаряне на всякакви видове заявки чрез специален чат. CoPilot Pro е еволюция на CoPilot, т.е. подобрена версия, която сега е в състояние да отговори като експерт в определена област и да даде по-точни и подробни отговори по отделни теми. Всъщност, като кликнеш върху иконата на CoPilot в дясното поле и започнетш нов чат, като кликнеш върху бутона + или като избереш опцията Create a task/Създай задача, можеш да посочиш каква роля трябва да има CoPilot, като избереш една от наличните категории (напр. Бизнес, маркетинг, ИТ и т.н.) и една от 30 възможни роли. Това ти позволява да получиш по-точни и специфични резултати в зависимост от твоите изисквания. Друга интересна функция, въведена с CoPilot Pro, е възможността да добавяш колеги в чат с CoPilot, което можеш да направиш, като кликнеш върху бутона + в горната дясна част, избереш потребителят, който те интересува и кликнеш върху бутона Add chat members /Добавяне на чат членове. Трябва да се подчертае, че сега е възможно да използваш CoPilot и чрез безплатното приложение на Bitrix24, което е достъпно за устройства с Android и iPhone/iPad. В този случай, просто влез в секцията Messenger и избери опцията CoPilot, за да имаш възможност да започнеш нов чат.
Bitrix24 Sync
Bitrix24 Sync изцяло обновява функцията за аудио и видео разговори, налична в Bitrix24. Този инструмент може да се използва от всяка задача, среща или чат.
В сравнение с предишната версия, сега Bitrix24 разполага с всички функции, необходими за аудио и видео разговори, с висококачествен звук и изображения, без да се налага да използваш услуги на трети страни. Освен новите звукови ефекти, е подобрена и възможността за споделяне на екрана, която може да се активира едновременно от многобройни потребители, както и някои полезни опции, като например възможността да поискаш думата, без да прекъсваш текущия събеседник.
Що се отнася до броя на участниците, той се е увеличил повече от два пъти и едно обаждане може да има повече от 100 участника. Освен това всеки видео разговор има чат, в който се съхраняват всички съобщения, дори след края на разговора, като участниците могат да продължат разговора в писмена форма по всяко време.
Потребителите на Windows и macOS, също имат възможност да записват видео разговор без времеви ограничения, да сменят фона и да изберат 3D аватар.
Също така е възможно да започнеш или да участваш във видео разговор не само от компютъра, но и чрез приложението Bitrix24 за смартфони и таблети.
Automated solutions
В CRM на Bitrix24 вече отдавна е налична опцията Smart Process Automation, която ти позволява да конфигурираш и автоматизираш всеки работен сценарий. С последните актуализации можеш да създаваш автоматизирани процеси и извън CRM, като използваш инструмента Automated solutions в секцията Automation.
Автоматизирано решение може да се състои от един или повече процеси, всеки от които има свои собствени модули, pipeline, Kanban фази, правила за автоматизация и други характеристики. Тази нова опция позволява да се създаде автоматизиран работен поток от нулата и да се задоволят нуждите на всеки процес - от наемането или приветстването на нов служител във фирмата по време на корпоративно събитие.
За да създадеш ново автоматизирано решение, просто влез в секцията Automation и натисни бутона Automated solutions в лявата странична лента, избери Automated solutions и щракни върху бутона Create. След това въведи името, което искаш да свържеш с автоматизираното решение в полето и натисни Save. След това създай Smart Process и го добави към автоматизираното решение, запазено по-рано, като имаш предвид, че автоматизираното решение може да включва няколко процеса. За да направиш това, щракни върху името, което си задал на автоматизираното решение и натисни бутона Create.
След това конфигурирай таблицата с елементите, като добавиш необходимите полета към таблицата на процеса Smart, така че служителите да могат да виждат цялата необходима информация. Като последна стъпка, персонализирай етапите на Канбан и конфигурирай разрешенията за достъп, така че само упълномощени служители да могат да имат достъп до тях.
Също така в раздела за автоматизация е наличен разделът за работните потоци, инструмент, който позволява автоматизиране на рутинни и повтарящи се дейности. Интерфейсът на този раздел е обновен и за всеки наличен работен поток вече е възможно да се види датата на последната дейност, участниците и състоянието на работния поток, служителите, които одобряват процеса, и времето за изпълнение.
За приложението на Bitrix24 за смартфони и таблети, вече не е необходимо да се одобрява всеки процес поотделно, тъй като сега е възможно да се работи върху няколко бизнес процеси едновременно. Можеш да извършиш това, като натиснеш върху елемента Feed, разположен в менюто отдолу и да избереш раздела Workflow.
Channels and Check-in
Channels/Каналите са нов инструмент за комуникация в Bitrix24, които могат да бъдат създадени за различни видове комуникации и до които могат да имат достъп, в зависимост от избраните настройки, служителите от конкретен отдел, всички работници или дори избрани външни потребители. Като влезеш в раздела chat/чат на Bitrix24 е възможно да видиш всички публични канали и да създадеш нови. По подразбиране е активиран каналът Company News/Фирмени Новини, до който имат всички служители на фирмата и към който автоматично се добавят всички нови служители. Той не може да бъде изоставен и е особено полезен за изпращане на общи съобщения, споделяне на доклади и резултати, награждаване на служители и изпращане на други видове постове, като участниците имат възможност да публикуват реакции и коментари към отделното съдържание.
Като кликнеш върху иконата за писане, поставена в горната част, и избери Channel/Канал от менюто, което се отваря. Можеш да създадеш нов канал, като зададеш името, описанието и поверителността му (публичен или частен), като добавиш ръчно участниците и назначиш администратори.
След като създадеш нов канал (частните канали са достъпни чрез натискане на Channels в лявата странична лента и са достъпни чрез директна покана или линк за достъп), в лявата странична лента можеш да управляваш отделните му опции и да видиш всички детайли, като например броя на участниците.
Каналите са достъпни и в приложението Bitrix24 за смартфони и таблети. Ако влезеш в раздела Messenger, можеш да видиш всички, в които участваш и да създадеш нови.
Друга интересна опция, въведена с Bitrix24 Supernova и налична в приложението на услугата, е функцията check-in. Изпращането на съобщение в чата на работния екип позволява да се посочи кога започва работният ден, като дава възможност на супервизора да знае кой е присъствал, кога е започнал да работи и най-важното, да организира работата по-ефективно.
В момента, в който започне работния ти ден, всичко което трябва да направиш, за да се регистрираш, е да кликнеш върху снимката си в горния ляв ъгъл и да избереш опцията Check-in. Освен това, ако някой от колегите ти вече се е регистрирал, можеш да продължи директно от чата, като натиснеш бутона Check-in.
След това можеш да избереш каква информация да включиш в чата: можеш да изпратиш съобщение, като го въведеш в полето за това - Post message to chat; да публикуваш снимка, като натиснеш иконата на камерата - Add an image; да споделиш местоположението си, като активирате опцията Споделяне на географско местоположение - Share geo location. След това натисни бутона Check-in, за да започнеш работния си ден и да уведомиш другите, че си на разположение. Ако, напротив, искаш да посочиш отсъствието си от работа, избери опцията Skip и посочи причината (напр. I’m not feeling well/Не се чувствам добре).
Ако трябва спешно да напуснеш работното си място, уведоми колегите си. Щракни върху Cancel check-in/Отменяне на регистрацията и посочи причината.
Накрая, ако натиснеш бутона Check-in и избереш опцията Statistics/Статистика, можеш да провериш предишните си регистрации - My check-ins и да видиш тези на твоите колеги Department check-ins.
Има два вида статистика: today/днес и for this month/текущ месец.
Днешната статистика показва потребителите, които са започнали да работят и началното им време.
Месечната статистика показва броя на регистрациите за всеки служител.
Изпрати статистиката за регистрацията на твоя мениджър или колеги. Щракни върху Share/Сподели и избери чат или потребител.
Ако уведомленията за регистрация са разсейващи, те могат да бъдат заглушени. Щракни върху иконата с трите точките и избери Cancel reminder/Отмени напомняне.
Ако не се нуждаеш от инструмента за регистрация, администраторът може да го деактивира за всички служители: три точки – Configure/Конфигуриране.